Dr. Matthias Almstedt, bei Einführung von TMS Geschäftsführer der Stadttheater Hildesheim GmbH
Die Kostenkontrolle im Bereich der Bühnenausstattungen ist für die unterjährige Kostenkontrolle eines der wesentlichen Aufgabenfelder. Hierfür setzte das Stadttheater Hildesheim lange Zeit das Materialwirtschaftsmodul der im Hause eingesetzten Buchhaltungssoftware ein, zu dem zusätzliche Excel-Tabellen vorgehalten werden mussten, um einigermaßen den Überblick zu behalten. Auf der Showtech 2003 entdeckte die Technische Leitung unseres Hauses dann die Theatersoftware TMS, die damals neu auf den Markt gekommen war. Nach einer umfangreichen Präsentation von TMS in Hildesheim entschieden wir uns kurze Zeit später für diese Software. Innerhalb von weniger als vier Monaten wurde TMS bei uns installiert und gemeinsam von Herrn Wagner und unserer Technischen Leitung an die speziellen Bedürfnisse des Stadttheaters Hildesheim angepasst und zur Einsatzreife gebracht. Somit wurden wir Pilotkunde der Fa. Theater Management Systems.
TMS hat einen hohen Grad von Theaterspezifität. Man sieht der Software an, dass Sie von Theaterexperten entwickelt worden ist. Viele Dinge sind selbsterklärend. Die Vorgänge sind in TMS so abgebildet, wie sie tatsächlich im Theaterbetrieb auch ablaufen (sollten).
Mittlerweile setzen wir TMS in der vierten Spielzeit ein und haben seit dieser Zeit die Kontrolle unserer Ausstattungskosten und laufenden Sachkosten des Bühnenbetriebs stets im Griff. Durch die Möglichkeit der Zuordnung zu den Kostenträgern und Kostenstellen können wir zu jedem Zeitpunkt auf "Knopfdruck" feststellen, welche Abteilung für welche Produktion welchen Betrag bislang ausgegeben hat. Die kostenträgerbezogene Produktionskostenüberwachung ist lückenlos möglich. Ganz wichtig hierbei: Es werden auch zwar schon bestellte, aber noch nicht abgerechnete Materialien mit erfasst, so dass keine betragsmäßigen oder zeitlichen Lücken entstehen.
Daneben wird das Bestellwesen des Theaters im Wesentlichen über TMS abgewickelt. Neben allen Bestellungen der Dekorations- und Kostümwerkstätten wendet auch die Abteilung Hausverwaltung das System zur Bestellung von Materialien aller Art (z.B. Bürobedarf, Sanitärartikel) sowie zur Beauftragung von Fremdfirmen (z.B. Reparaturen, Wartungsarbeiten) an.
Seit Beginn der Spielzeit 2005/06 nutzen wir auch die Fundus- und Inventarverwaltung von TMS. Mittlerweile haben wir fast unseren gesamten Ausstattungsfundus (Möbel, Standardteile etc.) mit Bild und Standort erfasst und katalogisiert. Insbesondere für Gastbühnenbildner ist diese Datenbank ein wichtiges Hilfsmittel, das einen Gesamtüberblick über den gesamten Fundus gibt und viele Laufwege und damit Zeit und Kosten einspart. Bislang nutzt das Stadttheater Hildesheim ausgewählte Module von TMS. Wir streben die Nutzung aller Features an, um im technischen Bereich den kompletten Lebenszyklus von der Bauprobe über die Kalkulation bis hin zur Derniere integriert in TMS abbilden zu können.
Dr. Matthias Almstedt
